Reglas y Regulaciones de los Expositores

Las siguientes reglas y regulaciones han sido diseñadas para el beneficio de todos los expositores.

La NAD solicita la plena cooperación del expositor en su observancia.

La NAD se reserva el derecho de cancelar los privilegios de exhibición del expositor en cualquier momento por incumplimiento de cualquiera de estos términos, reglas y regulaciones. Tal terminación puede entrar en vigor durante la Conferencia, en cuyo momento el expositor acuerda cerrar su exhibición al recibir el aviso de terminación y posteriormente retirar su exhibición del Salón de Exhibiciones tan pronto como sea posible sin interrupción. La expulsión de un expositor de acuerdo con estas reglas no dará lugar a un reclamo de reembolso de las tarifas pagadas por dicho expositor.

1. Acuerdo
La firma del expositor en el contrato estipula haber leído y aceptado las reglas y regulaciones. Las reglas y regulaciones se incorporan al contrato por referencia y la aplicación se convierte en un contrato cuando es aceptado y confirmado por el Coordinador de Exhibiciones de la NAD. Todas las tarifas deben pagarse en su totalidad después de la presentación del contrato firmado.

2. Ventas nel stand – Pago de tarifas de licencia o impuestos
Los expositores serán los únicos responsables del pago de cualquier tarifa de licencia, del pago de cualquier impuesto sobre las ventas o de la recaudación y pago de cualquier impuesto sobre ventas u otro impuesto necesario para cualquier venta o promoción dentro de su stand durante el transcurso de la Conferencia NAD. La NAD no será responsable del pago de dicha tarifa o impuesto, y por la presente el expositor exime de forma expresa a la NAD de la obligación de pago de dicho arancel o impuesto y acepta además indemnizar a la NAD en caso de que exista una demanda para el pago de cualquier tarifa o impuesto se hace sobre la NAD.

3. Cancelación del contrato de exhibición
Si un expositor desea cancelar este contrato, el cronograma de reembolso es el siguiente:

– Notificación de cancelación del contrato el viernes 27 de abril de 2018 o antes – reembolso del 100% del costo total contratado;
– Notificación de cancelación del contrato después del viernes 27 de abril de 2018 o si el expositor no ocupa el espacio, la NAD retiene el 100% de los costos contratados. NOTA: Los contratos de expositores no se consideran cancelados a menos que la NAD haya recibido notificación por escrito. No se aplicarán excepciones.

4. Incomparecencia
Cualquier expositor que no ocupe el espacio contratado no queda exento de la obligación de pagar el alquiler total de dicho espacio según lo dispuesto en la solicitud firmada. Si no está ocupado por el tiempo establecido para completar la instalación del stand, dicho espacio puede ser utilizado por la NAD para otros fines según lo considere oportuno. Si el expositor no ocupa el espacio, la NAD retiene el 100% de los costos contratados.

5. Asignación del espacio
La ubicación del stand de exposición se basa en lo siguiente: Fecha de presentación de la solicitud y pago completo; estado del patrocinador; afiliado de la NAD; tipo de negocio o servicio. La asignación de espacio no es negociable.

6. Representantes
Cada persona asignada al stand debe usar la insignia “NAD Conference Exhibitor”. Cada expositor tiene derecho a cuatro insignias de personal gratuitas por stand. Solo las personas con una insignia de expositor de la conferencia NAD podrán ingresar a la sala durante la instalación y desmontaje cuando la sala esté cerrada al público en general.

NOTA: las insignias de expositor no constituyen el registro de la Conferencia. Los expositores no podrán acceder a eventos o talleres de la Conferencia a menos que estén registrados para la Conferencia.

7. Instalación y desmontaje de exhibiciones
Toda la instalación y desmontaje de los stands se deben llevar a cabo durante los horarios estipulados en la sección “Fechas / horas de exposición”. No se puede instalar el stand después de que la exhibición se abra o desmantele antes del tiempo oficial de desmontaje. Las exhibiciones deben ser construidas y arregladas de modo que no obstruyan la vista general, o menoscaben las exhibiciones de otros (es decir, luces parpadeantes, ruido fuerte o música, objetos que se arremolinaban). La NAD se reserva el derecho de determinar la idoneidad del espacio y los materiales de exhibición. El expositor será multado con el 25% del costo de exhibición si el stand se empaqueta antes de lo acordado.

NOTA: El área de exhibición debe ser limpiada de todos los materiales de exhibición antes de 8:00 p.m. el sábado 7 de julio de 2018.

8. Seguro y seguridad
La NAD proporcionará seguridad periférica en el Salón de Exhibiciones durante la instalación y desmontaje, así como las horas cerradas. La NAD y sus subcontratistas no pueden aceptar ninguna responsabilidad por la protección de los materiales y las pantallas del expositor durante la conferencia. Se espera que los expositores lleven todos los seguros contra riesgos en sus exhibiciones, utilicen cajas de seguridad y/o organicen su propia seguridad en sus stands, según corresponda, a su cargo.

9. Servicios de interpretación
Los expositores son responsables de sus necesidades de intérprete. Aquellos que requieren intérpretes pueden hacer arreglos a través de NAD Conference Interpreter Services. Los intérpretes recibirán distintivos de identificación de personal y no se contarán para las cuatro insignias de identificación de personal gratuitas que se proporcionan. Marque la casilla correspondiente en el contrato de exhibición.

10. Responsabilidad
La Asociación Nacional de los Sordos (NAD) y el expositor convienen mutuamente en que la NAD no tendrá responsabilidad alguna ante un expositor, sus empleados o actividades comerciales durante el transcurso de la Conferencia. La NAD no tendrá ninguna responsabilidad por pérdida o daño que resulte de cualquier causa a la propiedad del expositor, sus empleados o su negocio. Se entiende y acepta además que el expositor renuncia expresamente a todas las reclamaciones contra la NAD por cualquier daño, pérdida o lesión y se asume como responsabilidad del expositor. El espacio se alquila con el entendimiento de que la NAD actuará para el expositor y sus representantes solo en calidad de agente y no como director. La NAD no asume responsabilidad alguna por daños y perjuicios por cualquier acto de omisión o comisión en relación con dicha agencia, y el expositor y sus representantes por este medio mantienen indemne la NAD para siempre de todas las responsabilidades derivadas de una causa. Se entiende y acepta además que la NAD no será responsable en ningún caso ante un expositor por la pérdida de beneficios, ventas u oportunidades comerciales, ni por ningún otro tipo de daños directos o indirectos que se adeuden por el incumplimiento de este contrato. Se entiende y acuerda que la única responsabilidad de la NAD para el expositor por cualquier incumplimiento de este contrato será el reembolso de todo el dinero pagado por el expositor de conformidad con este contrato como el recurso exclusivo.

11. Convenio de Mantener Indemne a la NAD
El expositor tomará todas las medidas necesarias, incluida la contratación de un abogado, para defender, proteger, indemnizar y eximir de responsabilidad a la NAD (incluidos sus funcionarios, directores, empleados, agentes y / o voluntarios) contra cualquier reclamo, demanda, demandas o causas de acción entabladas contra la NAD (incluidos sus funcionarios, directores, empleados, agentes y / o voluntarios) por toda responsabilidad, daño o pérdida, ya sea solicitada por ley o en equidad, que puede ser impugnada contra la NAD (incluidos sus funcionarios, directores, empleados, agentes y / o voluntarios) a causa de lesiones, pérdidas o daños causados por, que surjan de, o de cualquier manera incidentales a la conducta u operación del expositor.

La Asociación Nacional de los Sordos (NAD y el expositor acuerdan que las obligaciones bajo este acuerdo incluyen, pero no se limitan a aquellas situaciones en las que la responsabilidad de:

1. Las lesiones, pérdidas o daños son causados por la negligencia combinada o concurrente de la NAD, expositores o cualquier tercero (y cualquiera de sus respectivos funcionarios, directores, empleados, agentes y / o voluntarios); y / o Lesión, pérdida o daño surge con o sin culpa en base a cualquier teoría de responsabilidad estricta, responsabilidad legal o por el cumplimiento de la ley.
2. La NAD y el expositor acuerdan que en la medida en que esta indemnización de la NAD (sus oficiales, directores, empleados, agentes y / o voluntarios) por lesiones, pérdidas o daños sea contraria a ley existente o recién promulgada, esta disposición, en tal medida (y solo en tal medida), es y será nula o anulable. En tal caso, el Expositor se compromete a defender, indemnizar y mantener indemne de inmediato a la NAD en la máxima medida permitida por la ley.
3. El expositor asume toda la responsabilidad y responsabilidad por pérdidas, daños y reclamaciones derivadas de las actividades del expositor en las instalaciones del Centro de Convenciones de Connecticut e indemnizará, defenderá y eximirá de responsabilidad al Centro de Convenciones de Connecticut, a sus propietarios y a su compañía de gestión, así como a sus respectivos agentes, empleados y empleados de todas y cada una de tales pérdidas, daños y reclamaciones.

12. Restricción en el uso del espacio
1. Los expositores deben limitar toda la pantalla y los materiales dentro del espacio dado. La altura del techo en el Salón de Exhibiciones no es más de 32′ con cada espacio de cabina mide 10′ X 10′ e incluye una cabina con respaldo de 8′ de altura, rieles de 3′ de altura en los lados, una mesa de 6′ drapeada, dos laterales sillas, una papelera y un letrero de identificación del stand.

2. Dos o más organizaciones no pueden compartir un espacio asignado en el stand. Ningún expositor puede subarrendar, asignar ni compartir ninguna parte del espacio asignado sin el previo consentimiento por escrito de la NAD.

3. Los materiales, letreros y pantallas del expositor están prohibidos en cualquier área que no sea la cabina asignada, a menos que la NAD y la administración de la instalación del sitio lo hayan aprobado previamente. Estas áreas incluyen, pero no se limitan a, lugares públicos, instalaciones para reuniones, pasillos de hoteles o habitaciones de huéspedes y suites de habitaciones de huéspedes.

4. No se puede colocar nada sin permiso en la pared o pilar de un hotel, como, por ejemplo: clavos, ganchos, grapas, cinta adhesiva, velcro o cualquier otra forma. Las reparaciones por cualquier daño serán cargadas al expositor.

5. No se deben apoyar o colocar equipos o materiales inmediatamente contra las paredes, esto incluye andamios, plataformas, cajas y cajas. Se debe usar distancia y cuidado razonables todo el tiempo.

6. Cualquier propiedad dañada o destruida por un expositor debe ser reemplazada en su condición original por el expositor a expensas del expositor.

7. Los expositores no pueden vender alimentos y bebidas (incluidos, entre otros, palomitas, paquetes de refrigerios, refrescos y otros líquidos).

8. No se permiten luces láser en el Salón de Exhibiciones.

9. No se permiten bebidas alcohólicas en el Salón de Exhibiciones.

10. No se permiten llamas o el uso de fuego en el Salón de Exhibiciones.

11. Los expositores no deben usar ni regalar globos de helio.

12. Glitter, confetti, o artículos similares no deben ser usados en mesas o pisos en áreas alfombradas, o regalados por expositores.

13. No se permitirá ningún tipo de animales vivos o vehículos como parte de ninguna exhibición en el Salón de Exhibiciones sin el consentimiento previo por escrito de la NAD.

14. El espacio de almacenamiento no está disponible para cajas y otros materiales dentro del Hotel. El expositor debe trabajar con la empresa de decoración en caso de que sea necesario el almacenamiento de los materiales.

15. Solo las pasarelas del Salón de Exhibiciones se limpiarán al final de cada día. Los expositores necesitarán ordenar la limpieza del stand y la basura si así lo desean.

13. Directriz de conducta y política del expositor
La NAD se reserva el derecho de negar el derecho de exhibir, restringir el acceso o eliminar cualquier exhibición (es) y / o expositor (es) de las áreas de conferencias y ferias comerciales por cualquier infracción o incumplimiento de esta Política de Exhibiciones y Conducta o la guía de conducta de la Conferencia NAD.

Además de la guía de Conducta de la Conferencia que prohíbe conducta inapropiada o acoso de cualquier tipo hacia cualquier persona, el NAD se reserva el derecho de limitar o cancelar cualquier exhibición (incluyendo el espacio del stand) si el NAD considera que alguna parte de la exhibición es ofensiva u objetable para los asistentes y participantes de la conferencia.

La Conferencia NAD pretende ser un lugar seguro y agradable para todos los asistentes y participantes con el propósito de fomentar discusiones productivas, mantener el acceso completo y minimizar las interrupciones que puedan surgir de la expresión de diversos puntos de vista. Se espera que todos los asistentes y participantes se comporten de manera profesional y cortés, y muestren respeto a todos en todo momento sin ningún tipo de acoso.

La NAD no tolera el acoso de ningún tipo, incluidos, entre otros: raza, origen nacional, edad, sexo, identidad y expresión de género, orientación sexual, discapacidad, apariencia física, tamaño corporal, religión o afiliación política. La NAD se reserva el derecho de expulsar a cualquier persona que participe en violaciones de esta política de conducta, y también se reserva el derecho de prohibir dicha persona en futuros eventos de NAD. No se otorgarán reembolsos a ninguna persona que haya sido expulsada de la conferencia por violar esta política de conducta.

La NAD también requiere que todos los asistentes y participantes de la Conferencia NAD no traigan armas de ningún tipo a ninguna parte de las áreas de la conferencia, incluidas, entre otras: armas de fuego, municiones, cuchillos o cualquier tipo de elemento metálico afilado, taser o cualquier forma de equipos de descargas eléctricas, porras o porras o palos, bates de béisbol o cualquier otro elemento diseñado para causar daños. La posesión de tales artículos será motivo para la eliminación inmediata de las instalaciones, así como la prohibición de futuros eventos de la NAD.

Cualquiera puede denunciar acoso, conducta inapropiada o posesión de armas. Si el comportamiento de alguna persona lo ha hecho sentir incómodo o si es testigo de una conducta inapropiada hacia otra persona, comuníquese de inmediato con cualquier miembro del personal o de seguridad afiliado con la Conferencia #NAD2018. También puede venir a la mesa de registro de la Conferencia #NAD2018. Si es necesario, nos comunicaremos con la policía local, proporcionaremos escolta, ofreceremos un lugar seguro o de otra manera asistiremos a aquellos que sufren acoso para asegurarnos de que se sientan seguros por el resto d la Conferencia #NAD2018.

14. Instrucciones de envío, manipulación y eliminación
Los expositores son responsables del costo del envío de sus materiales y equipos y deben hacer arreglos directamente con el Centro de Convenciones de Connecticut o el decorador contratado de la Conferencia NAD. Una vez que la NAD reciba el contrato firmado y el pago total del expositor, la NAD proporcionará instrucciones de envío, manejo y desmontaje.

15. Condiciones de pago
El pago total se debe a la presentación del contrato firmado. El pago puede hacerse a nombre de la Asociación Nacional de los Sordos a través del cheque de la compañía, cheque de caja, Visa o MasterCard. Para garantizar que cualquier contrato enviado por correo con los pagos llegue de forma segura a la oficina de la NAD, recomendamos encarecidamente que dichos envíos se realicen a través de correo certificado o certificado.

16. Información Miscelánea

Fechas / horas de exhibición

Check-in e instalaciones: Miércoles, 4 de julio 8:30 a.m. – 5:00 p.m.
Horas de exhibición: Jueves, 5 de julio a sábado, 7 de julio 9:00 a.m. – 5:00 p.m.
Desmontaje: Sábado, 7 de julio 5:00 p.m. – 8:00 p.m.

Tarifas de exhibición

Tipo Early Bird (31 de marzo de 2018) Regular (14 de mayo de 2018)
Pequeñas empresas sordas
(menos que 5 empleados) * $ 350 $ 500
Sin fines de lucro $ 750 $ 1000
Propietario sordo $ 1000 $ 1250
Con fines de lucro $ 1250 $ 1500

* Nota: se limita a las empresas que son propiedad de personas sordas y tienen menos de cinco personas en el personal.

Las exposiciones tendrán lugar en el piso principal del Centro de Convenciones de Connecticut.

Detalles del espacio de exhibición

Cada paquete de stand de 10′ x 10′ constará de una mesa drapeada de 6′, dos sillas laterales, una papelera y un letrero de identificación del stand. El toldo trasero de la cabina tendrá una altura de 8 pies con rieles laterales de 3 pies de altura. La altura del techo es de 32 pies y las cabinas del expositor no deben exceder o tocar el techo del Salón de Exhibiciones.

Cada paquete de stand de 8 ‘x 8′ consistirá en una mesa drapeada de 6’, dos sillas laterales, una papelera y un letrero de identificación del stand. El toldo trasero de la cabina tendrá una altura de 8 pies con rieles laterales de 3 pies de altura. La altura del techo es de 32 pies y las cabinas del expositor no deben exceder o tocar el techo del Salón de Exhibiciones.

Extras del espacio de exhibición

Los muebles, el alquiler de alfombras, las líneas de teléfono / internet, la electricidad, el servicio especial de letreros, los servicios audiovisuales y la mano de obra no están incluidos en el precio del espacio de exhibición. Estos servicios serán manejados por el decorador contratado por la NAD. Recibirá un Kit de servicios para expositores que contiene información sobre el envío de materiales, información y tarifas para decoradores y servicios de transporte, y formularios de pedido para mano de obra, limpieza y servicios eléctricos, etc. Tenga en cuenta las instrucciones que figuran en el kit de servicio del expositor tienen prioridad sobre los descritos en este contrato.

17. Los puntos no cubiertos aquí están sujetos a las decisiones de la NAD.